Organizzare un evento di danza? Ecco i 5 passi fondamentali!

In estate si moltiplicano gli eventi ed i festival di danza orientale. Ma vi siete mai chieste come organizzare un evento di danza? Oggi vedremo come organizzare un evento di danza e ci faremo dare qualche consiglio pratico dall’organizzatrice del BellyDance Summer Party!

Se hai deciso di organizzare un evento di danza o un festival hai due alternative: puoi affidare l’organizzazione dell’evento ad un Event Planner oppure cimentarti in autonomia nella creazione e realizzazione dell’evento.

Sebbene chiamare qualcuno del mestiere possa garantirti un successo assicurato, creare un evento in autonomia può darti il doppio delle soddisfazioni e farti risparmiare parecchio a livello economico! (cosa da non sottovalutare)

Vediamo quindi come organizzare un evento di successo, senza l’aiuto di un organizzatore di eventi.

Organizzare un evento di danza: il target

Che sia un evento di danza o qualsiasi altro tipo di evento, la prima domanda che dovete porvi è: “Che tipo di evento ho in mente?”. Cercate proprio di immaginare il prodotto finito nella vostra testa, così da avere ben chiaro cosa volete raggiungere. In più, pensate subito anche a chi volete raggiungere: “Chi voglio partecipi al mio evento?” è una delle prime domande che dovrete farvi e costituisce il cosiddetto “target”.

Immaginiamo di aver, ad esempio, in mente di creare un evento che comprenda: stage, market e spettacolo finale. Sappiamo quindi cosa offrire, ma dobbiamo decidere a chi proporlo. Tutte le persone che seguono un corso di danza orientale? Solo le insegnanti? Solo persone che hanno un minimo di anni di studio? È sulla base del target scelto che dovrete strutturare la vostra offerta. Un evento dedicato a delle insegnanti di danza orientale non potrà essere organizzato come un evento dedicato a delle allieve del corso base.

Organizzare un evento di danza: gli artisti

Un evento straordinario si può ottenere solo con persone straordinarie. Voi siete il punto di partenza e dovrete essere in grado di circondarvi di persone al vostro livello. Puntate in alto, mirate all’eccellenza.

Torniamo un istante all’esempio di prima, se l’evento che state organizzando include degli stage, un market ed uno spettacolo finale cercare ottimi insegnanti, straordinari artigiani del settore e altrettanto meravigliosi artisti per lo spettacolo è la base per ottenere successo. Inoltre, ricordate di contattare e prendere accordi per tempo, considerando che gente di un certo livello potrebbe non avere l’agenda sempre vuota.

Organizzare un evento di danza: dove e quando

Deciso il tipo di evento ed il target, scelti i collaboratori e definita l’offerta, occorre passare alla parte pratica: scegliere un giorno ed una location. E fatelo con largo anticipo. La scelta del giorno sarà fondamentale per garantirvi la presenza di partecipanti e lo stesso vale per il luogo, che deve essere inoltre idoneo a ciò che avete in mente.

Assicuratevi che l‘orario ed il periodo siano comodi per il vostro target. Dovrete considerare quando c’è più probabilità che il vostro “pubblico” sia disposto a partecipare. La sera? Il weekend? Durante l’estate? Queste considerazioni si fanno in base all’età delle partecipanti, ma anche alle loro attività. Se sono persone che lavorano o studiano potrebbero avere seria difficoltà a liberarsi in mezzo alla settimana di periodi feriali.

Scelto il giorno, trovate il luogo adatto. Cercate luoghi che siano facilmente raggiungibili con autobus, metro o treno e che abbiano anche un parcheggio, così da favorire l’arrivo sia di chi arriva con la macchina e sia con i mezzi pubblici. Se la location che desiderate non è facilmente raggiungibile e non dispone di un parcheggio, valutate la possibilità di noleggiare una navetta che possa facilitare il raggiungimento del luogo del vostro evento. Vi permetterà di non scoraggiare i partecipanti!

Organizzare un evento di danza: la pubblicità

Avete scelto cosa fare, a chi rivolgervi, avete trovato un giorno e la location perfetta per il vostro evento è disponibile. Dovete solo prenotarla ed è fatta! Arrivare qui significa aver raggiunto più di metà del lavoro. Cosa manca? L’altra metà, quella forse più importante: far capire al mondo che sta per arrivare il vostro imperdibile evento! 

In questa fase ci vuole molta attenzione, bisogna sviluppare offerte adeguate, invitare le persone a prenotare per tempo e fare tanta pubblicità.

Nell’era digitale fare pubblicità è semplicissimo, quasi tutte le piattaforme social offrono la possibilità di acquistare delle campagne pubblicitarie, consentendo la targetizzazione. Potrete scegliere voi a chi far visualizzare la pubblicità che acquisterete. Si può scegliere la zona geografica di riferimento, la fascia d’età e addirittura gli interessi. Pagare una pubblicità per un evento di danza e mandarlo in home page a persone interessate di giardinaggio potrebbe non essere la soluzione vincente 😉  Fate quindi molta attenzione ai filtri impostati in fase di creazione della campagna pubblicitaria.

Organizzare un evento di danza: i costi

Il tasto dolente è arrivato. Tutto ciò che abbiamo visto fino ad ora non è possibile raggiungerlo gratuitamente. Dovrete tenere a mente i costi “vivi” da sostenere: l’affitto della sala, la retribuzione degli artisti e la pubblicità! In più non dimenticate di informarmi benissimo su tutti quelli burocratici, così da evitare sanzioni e penali!

Se il vostro evento include la navetta, il catering, il personale addetto alla ricezione degli ospiti e alla sicurezza ed il fotografo naturalmente anche queste sono spese da considerare.

Se volete che il vostro evento non risulti “pacchiano” o “poco professionale”, vi consiglio inoltre di contattare un grafico ed un web master per far sì che anche la parte relativa alla comunicazione sia impeccabile.

Consigli pratici e domande frequenti

Ho chiacchierato a lungo con Simona Di Dio, organizzatrice del BellyDance SummerParty che si terrà il 22 luglio al Lido Paradiso di Trapani, e ne ho approfittato per chiederle qualche consiglio pratico su come organizzare un evento di danza.

Simona mi spiegava che le difficoltà più grandi sono sicuramente le scadenze. Ci sono scadenze per tutto (location, fotografo, media, pubblicità). Essendo eventi che prevedono la presenza di più persone, tra cui i maestri intorno ai quali ruota l’intero evento, ogni scadenza va rapportata anche agli impegni di ciascuno di loro ed il segreto è solo avere pazienza, passione ed autocontrollo.

Nei costi, oltre a considerare le spese vive e burocratiche, Simona ci consiglia di stilare un budget anche per le “coccole“, fiori e regali per i maestri e gadget per gli stagisti. E qualche colpo di scena particolare!

Un’entrata finanziare che può in parte alleviare i costi è il ricorso a degli sponsor. Non bisogna usare le offerte degli sponsor come base economica, perché è un’entrata variabile. Ma è sicuramente un ottimo aiuto per veder realizzare la propria idea di evento in realtà. Simona consiglia di trovare gli sponsor con una ricerca basata sui rapporti di fiducia personale e professionale. Bisogna che ci sia stima nel lavoro dell’altro e credere nelle rispettive attività e progetti.

Il segreto di un evento di successo

Il BellyDance SummerParty è un evento non a scopo di lucro e questo richiede molti investimenti a fondo perduto da parte di chi organizza. Quindi è possibile solo se alla base è presente tanta passione e forza di volontà. L’evento di cui Simona è l’Art Director è giunto alla seconda edizione e questo è stato possibile grazie al successo della prima. Le ho chiesto un consiglio spassionato e vi riporto le sue parole: “Un consiglio che mi sento di dare a chi organizza degli eventi di questo tipo è di pensare all’evento che chi organizza vorrebbe vivere, domandarsi: qual’è il motivo che mi spinge a partecipare a questo evento? Cosa ha questo evento più di un altro? Quali sono le novità di quest’anno? NOVITÀ, FANTASIA E DURO LAVORO!!!”

Personalmente, voglio concludere dicendo che se avete in mente qualcosa di straordinario la vostra forza di volontà vi permetterà di concretizzarlo. Siete pronte ad organizzare il vostro magnifico evento di danza? (Beh, non dimenticate di invitare me e Simona a questo punto!)